Dat de theorie over bedrijfsadministratie een zetje richting de 21e eeuw moest krijgen, daar was ik al een aantal jaar van overtuigd. Tijdens het uitleggen van de theorie in de vorm van journaalposten heb ik meermaals de praktische vertaling moeten maken. En deze praktische vertaling is dan met name het gebruik van financiële softwarepakketten (al dan niet in de vorm van een ERP-toepassing).

In dit deel gaat het met name om de doelstelling van financiële administratie. En dat is: maak het jezelf zo makkelijk mogelijk. Oftewel: hoe efficiënt maak je gebruik van het financiële softwarepakket en hoe bespaar je op de administratiekosten van een organisatie? En geloof mij: daar valt voor veel organisaties nog heel wat tijdsbesparing te realiseren.

De administrateur (of hoofd administratie, financieel manager , controller of welke titel de betreffende functionaris ook heeft) moet zich constant afvragen: Welke handelingen doe ik of mijn assistenten nu, die ook door het financiële softwarepakket kan worden gedaan. Er kan daarbij gedacht worden aan:

  • Gebruik maken van de afschrijvingsmodulen, waarbij periodieke afschrijvingen automatisch berekend en verwerkt worden;
  • Optimaal gebruik maken van de btw-aangifte in het financiële softwarepakket, zodat eenvoudig de aangifte omzetbelasting kan worden verzonden en automatisch de leegboeking van de btw-rekeningen plaatsvindt.
  • Gebruik maken van periodieke vaste journaalposten voor de periodieke matching van kosten.
  • Géén gebruik maken van losse modules zoals voorraadadministratie, projectadministratie, verkoopadministratie (opstellen facturen) en personeelsadministratie, waardoor handmatige en dubbele invoer van gegevens plaatsvindt.
  • Het grote belang van periodeafsluiting, waardoor een efficiënte en effectieve controle op de grootboekrekeningen kan plaatsvinden.
  • Importeren van bankafschriften, waardoor geen handmatige invoer van ‘bekende’ uitgaven en ontvangsten, zoals debiteuren en crediteuren hoeft plaats te vinden.

Eenmalig goed inrichten van de financiële administratie scheelt in de toekomst veel arbeidstijd. En tijd is geld.

De vraag kan gesteld worden of deze besparingen alleen geschikt zijn voor de grotere organisaties. Maar dat is naar mijn mening niet zo. De administrateur kan zijn tijd beter besteden aan analyseren van de uitkomsten en informeren van de directie, dan alleen aan het invoeren van gegevens.

Dus administrateurs! Loop eens kritisch door de administratieve processen en analyseer waar tijds- en dus kostenbesparingen te behalen vallen.